Von der Analyse zur Umsetzung: Geschäftsprozesse digitalisieren im produzierenden KMU
Projektstatus
Planung
Durchführung
Dokumentation
Hintergrund
Im Rahmen eines kollaborativen Digitalisierungsprojekts zwischen der Laue Einrichtungen GmbH und dem Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland wird eine umfassende Analyse und Erhebung der Geschäftsprozesse durchgeführt. Das primäre Ziel dieser Initiative ist die Steigerung der Effizienz und Transparenz aller wesentlichen Unternehmensprozesse. Zur Vorbereitung und Initiierung des Projekts erfasst die Firma Laue eigenständig digitale Inventarlisten ihrer IT-Infrastruktur, des Maschinenparks sowie der verschiedenen Unternehmensbereiche. Hierfür wurden vom Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland vorgefertigte Excel-Tabellen zur Verfügung gestellt, um eine strukturierte Datenerfassung zu gewährleisten.
Bei dem Vorhaben die Geschäftsprozesse zu digitalisieren ist der Wunsch, Medienbrüche zu erkennen und zu verringern, besonders bei der Anwendung der bestehenden Insellösungen in der Firma. Diese Insellösungen sind einzelne Firmensoftwarelösungen, die isoliert voneinander in verschiedenen Abteilungen oder für spezifische Aufgaben eingesetzt werden. Diese Brüche führen häufig zu Ineffizienzen, erhöhtem Zeitaufwand und potenziellen Fehlerquellen in den vielen Geschäftsprozessen. Ziel ist es, manuelle Dateneingaben zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und die Datenintegrität zu verbessern.
Herausforderung
Die Entwicklung der umfassenden Prozesslandkarte für die Firma stellt eine komplexe Aufgabe dar, die eine tiefgreifende Zustandsanalyse erfordert. Diese Betrachtung umfasst die Identifikation und Untersuchung sowohl übergeordneter als auch interner Prozesse sowie die Erfassung der Schnittstellen zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Sämtliche Arbeitsgänge bei der Laue Objekteinrichtung GmbH sind zu erfassen und deren auslösende Ereignisse zu identifizieren. Zudem müssen die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsgängen und Abteilungen in Form von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen ermittelt werden, um den Workflow zu verstehen und zu optimieren.
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Schnittstellenprüfung zwischen den verschiedenen Unternehmenssystemen. Hierbei muss ermittelt werden, welche Daten zwischen welchen Systemen ausgetauscht werden und wie dieser Ex- und Import technisch und organisatorisch realisiert ist.Die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Erstellung einer aussagekräftigen Prozesslandkarte.
Lösung
Im Gespräch mit dem Team des Mittelstand-Digitalzentrum Spreeland (Hub HNEE) wurde deutlich, dass die Laue Objekteinrichtung GmbH nach effektiven Möglichkeiten sucht, ihre etablierten Geschäftsprozesse zu analysieren, zu erfassen und digital zu speichern. Ziel dieser Initiative ist es, die Abläufe innerhalb des Unternehmens effizienter zu gestalten und bestehende Schwachstellen zu eliminieren. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, könnte die Anwendung einer Ist-Prozess-Analyse in Betracht gezogen werden. Diese Methode ermöglicht es, die aktuellen Prozesse systematisch zu identifizieren und zu bewerten, was eine solide Grundlage für die anschließende Optimierung bietet.
Die Ist-Analyse umfasst mehrere Schritte, darunter die Recherche, Dokumentation und Analyse der bestehenden Abläufe. Hierbei werden alle relevanten Arbeitsgänge erfasst, auslösende Ereignisse identifiziert sowie Eingangs- und Ausgangsdaten der Prozesse festgehalten.
Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten: Zunächst wird ein kleines und motiviertes Projektteam aus verschiedenen Abteilungen innerhalb der Laue Objekteinrichtung GmbH gegründet, das möglichst diverse Perspektiven aus dem Unternehmen vereint. Das Projektteam wird durch das Mittelstand- Digital Zentrum Spreeland didaktisch, pragmatisch und wissenschaftlich begleitet und so durch agile Methoden in Projektentwicklung und –management, sowie bei einem internem Workshop zum Start geschult. Der Inhouse-Workshop vermittelt die Einführung in die Analyse und Erhebung von Geschäftsprozessen. Hierbei kommen etablierte Modellierungssprachen wie BPMN und EPK zum Einsatz.
Zur Visualisierung der Unternehmensstruktur wird ein Organigramm mittels ARIS Express oder ähnlicher Software erstellt. Darauf aufbauend erfolgt die Konzeption einer umfassenden Prozesslandkarte, die Kern- und Teilprozesse des Unternehmens abbildet. Im Rahmen des Workshops werden exemplarisch zwei bis vier Detailprozesse ausgewählt, für die Verfahrensanweisungen entworfen werden. Diese beinhalten sowohl Prozessabbildungen als auch detaillierte Prozessbeschreibungen, die unter Verwendung von Softwaretools wie ARIS Express oder bpmn.io erstellt werden. Dieser praxisorientierte Ansatz ermöglicht dem Projektteam, die erlernten Methoden und Werkzeuge direkt auf reale Unternehmensprozesse anzuwenden und somit ein tieferes Verständnis für die Prozessmodellierung und -optimierung zu entwickeln.