Von der Analyse zur Digitalisierung: Geschäftsprozesse im Wandel

Projektstatus

Planung
100%
Durchführung
100%
Dokumentation
100%

Hintergrund

Die Laue Objektausstattungen GmbH stellt sich den Herausforderungen der modernen Unternehmensführung und startet ein umfassendes Digitalisierungsprojekt zur Analyse und Erhebung ihrer Geschäftsprozesse. Ziel ist es, die Effizienz und Transparenz der bestehenden Abläufe zu verbessern und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen. Ein zentraler Anlass ist der Wunsch, Medienbrüche zwischen verschiedenen Softwarelösungen, die bislang als Insellösungen genutzt werden, zu identifizieren und zu reduzieren.

Durch die detaillierte Erfassung aller Prozesse und die Erstellung einer IST-Darstellung des Unternehmens sollen Optimierungspotenziale aufgezeigt werden. Diese Transparenz ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu standardisieren, Ressourcen effektiver zu nutzen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Systemen zu verbessern. So wird die Grundlage für eine ganzheitliche Digitalisierung und nachhaltige Weiterentwicklung des Unternehmens geschaffen. Die Einführung eines Prozessmanagements bietet der Laue Objektausstattungen GmbH ein enormes Potenzial, die Effizienz entlang der gesamten Prozesskette zu steigern, Abläufe zu verbessern und wertvolle Ressourcen gezielt einzusetzen.

"Die Unterstützung durch das Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland—insbesondere der Inhouse-Workshop zum Prozessmanagement und die fachliche Begleitung beim CALL4-Training—hat es uns ermöglicht, unsere Prozesse effektiver zu analysieren, zu modellieren und zu optimieren. Durch die gründliche Analyse unserer aktuellen Prozesse konnten wir Schwachstellen identifizieren und gezielt angehen.". Mit diesen Worten fasste Niklas Laue die gemeinsamen Tage zusammen.

Herausforderung

Die digitale Geschäftsprozessmodellierung bei Laue steht vor der zentralen Herausforderung begrenzter eigener Ressourcen. Die effiziente Nutzung dieser Ressourcen bei gleichzeitiger Konzeption neuer Prozesse erfordert eine sorgfältige Priorisierung der kritischsten Abläufe und eine fundierte Planung.

Daher ist es essenziell, im Change-Management Anreize zu schaffen und die Vorteile der Veränderungen klar zu kommunizieren. Kontinuierliches Feedback und eine transparente interne Kommunikation fördern die Akzeptanz und Integration neuer Abläufe, was zu einer effizienteren Umsetzung führt.

Die Auswahl und Integration geeigneter Softwarelösungen für das Prozessmanagement ist komplex; es müssen Systeme gewählt werden, die nahtlos miteinander kommunizieren und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Bei der Laue Objektausstattungen GmbH liegt zunächst der Fokus darauf, bestehende Systeme optimal einzusetzen, sie gegebenenfalls modular zu erweitern und zu vernetzen. Prozessoptimierung ist ein kontinuierlicher Prozess, und Laue ist bereit, in Schulungen und technologische Anpassungen zu investieren, um nachhaltig erfolgreich zu sein.

Lösung

Die Mitarbeitenden des Mittelstand-Digital Zentrums Spreeland unterstützen die Laue Objektausstattungen GmbH bei der Analyse, Modellierung und Verbesserung ausgewählter Geschäftsprozesse im Rahmen eines praxisnahen Projekts. Durch den Austausch von Erfahrungen mittels Fallstudien und Best Practices anderer Unternehmen gewinnen sie wertvolle Erkenntnisse, die dem Laue-Team helfen, bewährte Methoden zu identifizieren und potenzielle Stolpersteine bei der eigenen Implementierung zu vermeiden. Ein angebotener Inhouse-Workshop zum Prozessmanagement sowie die fachliche Begleitung ermöglichen einen erfolgreichen Start in die Modellierung der ersten Geschäftsprozesse.

In enger Zusammenarbeit mit dem KMU wurden priorisierte Prozesse gründlich analysiert und auf Schwachstellen untersucht. Ein erster Entwurf einer Prozesslandkarte und eines Organigramms der Laue Objektausstattungen GmbH, erstellt mit den neuesten digitalen Tools, unterstützt das Projektteam auf dem Weg zur digitalen Geschäftsprozessmodellierung.

Umsetzung

Im Rahmen des Umsetzungsprojekts wurden die Geschäftsprozesse der Laue Objektausstattungen GmbH von der Angebotsphase bis zur Auftragsabwicklung detailliert modelliert. Durch diese umfassende Prozessabbildung wurde das interne Wissen über die betrieblichen Arbeitsabläufe systematisch dokumentiert. Dies ermöglicht nicht nur eine transparente Darstellung der Prozessschritte, sondern fördert auch das Verständnis für die Abhängigkeiten und Schnittstellen innerhalb des Unternehmens.

Auf Grundlage der modellierten Prozessbilder wurde ein Maßnahmenkatalog in Form einer übersichtlichen Tabelle erstellt. Dieser Katalog basiert auf der Gegenüberstellung des aktuellen IST-Zustands mit dem angestrebten SOLL-Zustand der Prozesse. Die tabellarische Darstellung erleichtert die Identifikation von Optimierungspotenzialen und dient als Leitfaden für die schrittweise Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen.

Darüber hinaus wurden im Projektverlauf wichtige Softskills aufgebaut. Das Team erwarb fundiertes Wissen im Prozessmanagement und vertiefte seine Kompetenzen in Prozessmodellierungsmethoden wie EPK, BPMN 2.0 und WKD. Diese neu gewonnenen Fähigkeiten tragen dazu bei, zukünftige Prozessanalysen effizienter durchzuführen. Zudem führen die nun dokumentierten Prozesse zu einer erheblichen Vereinfachung der On- und Offboarding-Prozesse, da neue Mitarbeitende schneller und effektiver in die Arbeitsabläufe eingearbeitet werden können.

Patrick Liberka

Patrick Liberka

Standort: HNE Eberswalde
Schwerpunkt: Transferkonzept, Grüne Produktion, Wertschöpfungsketten
Tel.: +49 (0) 3334 657 381
E-Mail: patrick.liberka@hnee.de

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Maik Dirsat

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Schwerpunkt: Nachhaltigkeit und Innovationsmanagement

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Ansprechpartner:
Randolf Schmitt

Tel.: +49 (0) 355 69 5171
E-Mail: randolf.schmitt@b-tu.de