“In der Medizin im Allgemeinen und speziell in unserer Hausarztpraxis eröffnet die Digitalisierung von Dokumenten Möglichkeiten, die der Behandlung unserer Patient:innen zu Gute kommen kann. Dabei sind rechtssichere Prozesse einzuhalten, die von allen Mitarbeitenden auch verantwortungsbewusst und zuverlässig durchgeführt werden müssen.“ Dr. Hiwa Dashti, Hausarztpraxis Dashti

Herausforderung

Die Hausarztpraxis Dashti erhält täglich eine Vielzahl von Befunden und weiterer Unterlagen ihrer Patient:innen in Papierform. Die Dokumente enthalten oft für die Behandlung essentielle und aus datenschutzrechtlicher Sicht sensible Daten. Die Bearbeitung und der Austausch der analogen Dokumente nimmt viel Zeit in Anspruch, welche die Praxis lieber für die Behandlung der Patient:innen verwenden würde. Zudem müssen alle Dokumente in Patientenakten über Jahre aufbewahrt werden, dies bedeutet das Vorhalten von Lagerflächen für die vielen „Aktenmeter“. Es gibt zwar eine Möglichkeit der direkten digitalen Befundübermittlung per E-Mail, doch diese wird nur von sehr wenigen Facharztpraxen genutzt. Daher muss die Hausarztpraxis Dashti eine Lösung für die vielen Papierdokumente finden.

Die Digitalisierung der Dokumente durch Einscannen, digitale Speicherung und Überführung ins digitale Praxisverwaltungssystem könnte die Bearbeitung innerhalb der Praxis beschleunigen. Doch eine erste Idee birgt direkt viele Fragen. Wie geht man mit sensiblen Dokumenten um, wenn sie von analoger in digitale Form überführt und digital weiterverwendet werden sollen? Was muss man (datenschutz-)rechtlich, aber auch technisch-organisatorisch beachten, wenn man die Dokumente nur digital aufbewahren möchte? Wie integrieren die Mitarbeitenden der Praxis das Vorgehen in ihre Abläufe und welche weiteren Möglichkeiten im Hinblick auf Prozessautomatisierung durch Methoden der Künstlichen Intelligenz eröffnen sich?

Lösung

Einen ersten Lösungsansatz für die Digitalisierung der Dokumente liefert die Technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Diese Richtlinie zielt auf eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens ab. Die Idee: Die Hausarztpraxis orientiert sich an den Anforderungen der Richtlinie und versucht sie auf den unternehmensindividuellen Bedarf im Hinblick auf die Kategorien Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit anzupassen. Der Prozess muss auch für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar und in der täglichen Arbeitspraxis umsetzbar sein. Der entwickelte Prozess gibt den Mitarbeitenden der Praxis die Möglichkeit sich mit neuen digitalen Arbeitsabläufen auseinanderzusetzen. Ihre Perspektive auf die Arbeit in der Praxis und die Frage wie sich Change Projekte in den Praxisalltag integrieren und bewältigen lassen, thematisiert das Praxisteam in einem Workshop mit der Methode LEGO SERIOUS PLAY. Aufbauend auf den so gewonnenen Erkenntnissen wird in der zweiten Phase des Projektes erarbeitet wie Verfahren der Künstliche Intelligenz die Verarbeitung digitaler Dokumente weiter vereinfachen und Praxismitarbeiter:innen entlasten können. Auch für andere Arztpraxen der Region soll das Projekt als Vorlage dienen, sodass von Anfang an der Transfer in andere Unternehmen mitgedacht wurde.

Umsetzung

Zur Erfassung des an der TR RESISCAN orientierten Prozesses verwendete ein Team des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus und der Hausarztpraxis Dashti den Ansatz des Prozessbaukastens. In einem Workshop wurden dem Unternehmen die Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements sowie die Notationssprachen eEPK und BPMN vermittelt. Daraufhin wurden - gemeinsam mit Mitarbeitenden der Praxis - die grundlegenden Prozessschritte des Scanprozesses erarbeitet. Pandemiebedingt wurde der analoge Prozessbaukasten durch eine digitale Whiteboardanwendung ersetzt. Die Ergebnisse des Workshops wurden daraufhin in einem Open Source Prozessmodellierungstool in Form gebracht und anhand diverser Feedbackschleifen kontinuierlich angepasst und verbessert. Nach der Erstellung der Prozessdiagramme wurde eine nähere Beschreibung der erklärungsbedürftigen Prozessschritte erstellt. Alle erstellten Materialien wurden mit Verweisen auf bestehende Unterlagen (z.B.: Datenschutzerklärung / Qualitätsmanagementunterlagen) versehen und zur Weiterverwendung aufbereitet.

Im nächsten Schritt dient die Arbeit am Scanprozess als Praxisbeispiel für die Diskussion rund um die Organisation von Changeprojekten im Praxisalltag. Hierfür wurde die Methode LEGO SERIOUS PLAY angewandt. An zwei Workshoptagen entwarfen die Mitarbeitenden ein Modell, das alle individuellen Arbeitsbereiche der Praxis repräsentiert. Anhand des Modells wurden die Auswirkungen der Dokumentendigitalisierung auf den Praxisalltag diskutiert. Das Praxisteam erhielt so die Möglichkeit über die Mehrwerte und Herausforderungen des Projektes zu diskutieren, Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten festzulegen sowie das weitere Vorgehen abzustimmen. Der Workshop vermittelte einen Überblick über die vielfältigen Aufgaben des Praxisalltags und förderte ein gemeinsames Verständnis von Zusammenhängen und Abhängigkeiten, die durch die Einführung digitaler Technik stetig zunimmt. Auch die Chancen der Nutzung eines Verfahrens der künstlichen Intelligenz für die Zuordnung von Dokumenten zu Patientenakten und der damit verbundenen Arbeitserleichterung wurde im Rahmen des Workshops thematisiert.

Weiteres Vorgehen und Dokumentation

Hier können Sie sich ein Factsheet mit den relevanten Informationen zu Phase1 des Projektes herunterladen. Aktuell befindet sich unsere Kooperation mit der Hausarztpraxis Dashti in Phase2. Aufbauend auf der Einführung des Scanprozesses wird aktuell geprüft wie Verfahren aus dem Bereich Künstliche Intelligenz in der Weiterverarbeitung der digitalen Dokumente zur Anwendung gebracht werden können.

Haben Sie Interesse am Austausch zum Projekt, wenden Sie sich bitte direkt an die Ansprechpartner des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus.

Über das Unternehmen

Die Hausarztpraxis Dashti ist eine Praxis für Allgemeinmedizin in Eberswalde. In der Praxis sind zwei Ärzte und fünf Medizinische Fachangestellte tätig. Der Schwerpunkt der Praxis ist die hausärztliche Versorgung. Das fachliche Spektrum umfasst die Allgemeinmedizin, Palliativmedizin, Homöopathie und Diabetologie

Dr. med. Hiwa Dashti hat ein großes Interesse an digitalen Lösungen zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes und ist in vielen regionalen und überregionalen Netzwerken aktiv. Als treibende Kraft organisiert er die Qualitätszirkel „Allgemeinärzte“ und „E-Health“, in denen sich regionale KollegInnen und Praxen zu relevanten Themen austauschen und gegenseitig unterstützen.

ANSPRECHPARTNER

Susann Feuerschütz (Prozesse und Lego Serious Play)

Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Cottbus
c/o Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
Schicklerstraße 5, 16225 Eberswalde
Tel.: 03334 / 657 -341
E-Mail: m40@hnee.de

Sabrina Quaal (Künstliche Intelligenz)